¿Cómo crear un formato de registro en Google Drive?

Gestionar cualquier tipo de sitio web puede ser un verdadero reto para cualquier persona; incluso alguien que esté completamente preparado para hacerlo a través de cursos y otro tipo de estudios. Esto se debe, a que usualmente se hacen demasiados cambios en la web que son importantes y deben ser recordados; para ayudarte con eso puedes crear un formato de registro en Google Drive; aquí te diremos cómo hacerlo.

¿Por qué es importante llevar un registro?

En la red podemos encontrar una gran cantidad de páginas web que tienen todo tipo de contenido; sin embargo, también es cierto que existen portales que tienen contenido muy similar entre sí. Por ende, a la hora de que los usuarios realicen búsquedas es probable que miren más de uno de ellos; a menos que tu sitio web tenga las condiciones y calidad necesaria para proporcionar todo lo que busca en un solo lugar.

Para lograr esto, es un hecho que siempre se realizan modificaciones en las páginas para encantar al lector; en realidad, se realiza una gran cantidad de estudios de mercado para tomar este tipo de decisiones. Ya que, el simple hecho de cambiar el color de fondo o de un simple botón puede hacer una diferencia notable; que hará que los lectores se sientan completamente satisfechos.

Aunque en algunos casos, estos cambios se hacen apostando a los resultados que queremos obtener; por ende, se debe llevar un registro de porqué se realizó este cambio para mirar si dio resultados. Si es así, puedes dejarlo tal cual como está, sino, puedes realizar otra mejora; pero para ello, debes tener la información de cuándo, cómo y por qué hiciste el cambio; de ahí la importancia del registro.

¿Google puede ayudarnos?

Más allá de ser uno de los motores de búsqueda con mayor alcance en todo el mundo, Google ha crecido en otras áreas; por fortuna, este crecimiento se ha dado para facilitar las cosas a las personas que trabajan en la red.

En este sentido, actualmente cuenta con una gran cantidad de herramientas para gestionar nuestros sitios web, redes y más. Un ejemplo de esto puede ser Google AdWords y Google Analytics; aunque siendo más simple el mismo Google Drive que es excelente.

A través de Google Drive puedes crear un formato de registro empleando los formularios que tiene para ofrecer; los cuales, son editables a gusto de cada persona y se pueden agregar los elementos a destacar que desees; funcionan para llevar un registro de cualquier cosa, por ejemplo un formato registro de entrada y salida de personal.

¿Cómo puedo hacer un formato de registro?

Para acceder a esta gran herramienta que ofrece Google de forma gratuita son necesarios completar unos cortos pasos; por supuesto, el principal de estos es tener una cuenta Gmail personal o del sitio web en cuestión; si se trata de una web, el dominio de la misma debe estar enlazado a Google Apps para empresas. Si esto se cumple, puedes seguir estos simples pasos:
Ingresar: Accede a la sección de Google Drive a través de la cuenta de correo electrónico previamente creada para la compañía.

Crea el formato: Una vez dentro de Google Drive puedes crear un formato con los datos básicos; estos se encuentran prediseñados para facilitar el trabajo de los usuarios. El mismo, puede llevar por título la actividad que quieras registrar. Por ejemplo, “Registro de cambios en mi web” o “Formato registro de entrada y salida de personal”. Luego de asignar el título puedes escoger el formato que mejor se adapte a tus necesidades.

google drive

Aprende a usar Google Drive con estos pasos

Genera los campos o parámetros: Al llegar a este paso, debemos tener el título de la forma, una descripción y la plantilla seleccionada; si deseas llevar un registro de los cambios en tu web por ejemplo, tenemos unos campos sugeridos para ti:

• ¿Qué sitio fue modificado?: puedes incluir respuestas de opción múltiple en caso de que manejes varios sitios web o redes sociales; también, es recomendable que habilites la opción “otros” para añadir cualquier cambio externo al registro.

• ¿Qué tipo de cambio se hizo?: en este campo puedes colocar varias opciones según los cambios que suelas realizar en la web; podemos citar cambios en Google Adwors, Google Analytics, Redes Sociales, Base de Datos, entre otros; también, es ideal agregar la opción “otro”.

• Detalles de la modificación: en este campo se debe agregar toda la información sobre el cambio realizado; por qué fue realizado, el objetivo de llevarlo a cabo y proporcionar enlaces e información de interés para monitorearlo.

• Momento en que fue implementado: si lo que deseas es llevar un registro realmentre preciso, no puedes dejar de lado la fecha en que se hizo la edición; de hecho, puedes incluir incluso la hora para mayor detalle.

Finaliza la forma: para completar el proceso se hace necesario enviar la forma y esta se creará automáticamente; también, nos proporcionará un enlace con el fin de compartirla dependiendo sea el caso; esto es muy útil si se realizó como un formato registro de entrada y salida de personal, por ejemplo.

Dicho enlace, es recomendable agregarlo a favoritos y enviarlo por correo; ya que, estas formas emiten un enlace confuso. Para evitar esto, puedes de hecho crear un subdominio para acceder a ella; por ejemplo https://ediciones.rowul.com en lugar de https://docs.google.com/a/rowul.com/forms/d/1JC-gjzLfkuwwyfgos44fkl/viewform.

¿Qué ventajas puedo sacar de esto?

Si eres una persona con memoria de pez, esta será la salvación que has estado buscando para mantener un orden; si hace uso constante de las formas de este tipo para registrar tus actividades no tendrás más problemas. Además, si trabajas con SEO o marketing podrás tener completamente organizada la información de tus clientes; esto hablará mucho mejor de ti y generará más clientes potenciales.

Por otra parte y a modo de conclusión, también puede ser útil para manejar la asistencia a una empresa o incluso un trabajo online; creando un formato de registro de entrada y salida de personal no se te escapará ningún detalle; que son sumamente importantes para llevar un control del desempeño del personal así como el pago de nómina.

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